Kako organizirati konferenciju ?

Organizacija poslovne konferencije nije jednostavan posao. Zahtjeva puno vremena i izaziva prilično poteškoća, posebice ako konferenciju organizirate prvi put. Donosimo Vam osnovne savjete o organizaciji konferencije za do 200 ljudi, za konferencije veće od ovog broja trebate imati više godišnje iskustvo.

Kada organizirati konferenciju ?

Ukoliko se radi o eventu za posebnu grupu ljudi, npr. knjigovođe, tada izaberite datum kada će većina moći biti prisutna. Ne izaberite datum kada će većina uzvanika biti na godišnjem ili vrijeme kad se vraćaju sa odmora. Ukoliko organizirate međunarodnu konferenciju tada trebate paziti i na međunarodne praznike tj. na praznike u zemljama od kuda vam dolaze uzvanici.

Ukoliko uzvanici dolaze iz različitih tvrtki tada opet imate problem. Većini će biti problem naći dovoljno novaca i vremena za posjet jednoj manjoj tek nastajućoj konferenciji. Ako se radi o ovom slučaju tada izaberite za datum održavanja dan prije neke velike konferencije. Na taj način svojim uzvanicima dajte priliku i vremenski okvir za posjetu. Neće im biti problem produžiti svoj boravk u Vašem gradu na jedan dan, a tvrtke će se moći lakše predstaviti na manjoj konferenciji te će lakše biti uočene nego nakon velike konferencije iza koje obično slijedi veliki broj PR priopćenja koja bi mogla zagušiti Vaše PR napore.

Koliko uzvanika ?

Koje su kompanije i koji su to proizvodi koji bi se željeli predstaviti na konferenciji ? Počnite za pronalaskom ključnih igrača unutar industrije i srodnih tržišta. Govornici i njihovi suradnici predstavljaju izvrsnu bazu za pronalazak uzvanika. Popišite i pošaljite pozive svima koji bi imali interesa da se sretnu sa govornicima i onima koji imaju želje učiti iz iskustva govornika. Iz ove liste možete procijeniti ukupni broj uzvanika. Ukupni broj polaznika odrediti će potrebnu količinu prostora ali i dati smjernice o tome hoćete li imati jednu veliku salu ili ćete cijeli događaj podijeliti na nekoliko manjih evenata.

Kako organizirati konferenciju ?

Konferencije se tipično organiziraju kao u kazalištu ili kao u učionici. Kazališni set pretpostavlja stolice koje su okrenute ka pozornici dok učionica podrazumijeva sjedenje u klupama. Sjedenje u klupama dopušta držanje Laptopa i radnih materijala ispred sebe. Možete napraviti i kombinaciju ova dva uređenja, slobodno pomiješajte stolove stolice jer će uvijek biti onih kojima je potreba radna površina i onih koji će se zadovoljiti slušanjem. Obično i o veličini broja uzvanika ovisi izbor. Ukoliko se radi o većoj grupi teško ćete naći prikladnu dvoranu za toliki broj stolova, no ako je grupa manja tada nećete imati tih problema.

Kako do sponzora ?

Za pronalazak sponzora trebati ćete se prihvatiti marketinga. Kreirajte profesionalni promo materijal i zatražite pomoć prilikom organizacije konferencije. Trebate napraviti različite kategorije sponzora koji će ovisno o svojoj ulozi imati i pravo na postavljanje različitih promo materijala.

Odvojite govornike od sponzora

Izaberite najbolje govornike bez obzira na ulogu njihove kompanije u sponzorstvu konferencije. Najbolje je da sponzorima osigurate dodatnu prostoriju u kojoj će moći detaljnije predstaviti proizvode o kojim je bilo riječu tokom predavanja. Iskustvo iz prve ruke dodatno će obogatiti sponzorske prezentacije i dati priliku ljudima da se dodatno upoznaju, kako međusobno tako i sa pojedinim proizvodima ili uslugama kompanija koje sponzoriraju Vašu manifestaciju.

Troškovi ?

Dvorane za konferencije obično imaju fiksnu cijenu na koju se dodaje trošak cateringa. Sve su cijene podložne promjeni. Koliko će Vam naplatiti ovisi i o Vaše iskustvu pregovaranja. Vaša pozicija u pregovorima ovisi o dužini konferencije, broju soba koje ćete zakupiti za goste konferencije, trošku za catering, hoćete li organizirati još koju konferenciju na istom mjestu, hoće li to biti više puta godišnje...

Catering

Konferencija bez cateringa ili sa suhomesnatim sendvičima nije nešto što čime se želite baviti. Utjecaj dobrog ručka na uspješno sklapanje poslova je opće poznat. cijene cateringa mogle bi Vas iznenaditi, u pravilu će Vas po osobi koštati više nego da tu osobu odvedete u prosječan restoran. Na tu cijenu još morate dodati trošak osoblja, obično oko 20% i naravno porez.

Audio vizualna pomagala

Trebati će Vam mikrofoni, mikseta, zvučnici, projektor i platno za prikaz. Većina dvorana za konferencije u partnerstvu je sa nekom tvrtkom koja koja se bavi tim uslugama, možete unajmiti savjetnika za organizaciju tog dijela konferencije, pa čak i tehničara koji će se brinuti da oprema funkcionira tokom eventa. Tipični video projektori rade u rezolucijama 800x600 ili 1024x 768, više lumena znači jasniju sliku, što posebice dolazi do izražaja ako je prostorija izložena danjem svjetlu.


Bežični pristup internetu.

Danas je standard. Najsigurnije je preuzeti rješenje koja ima sama dvorana ili centar u kojem se organizira konferencija. Količina potrebne snage uvelike ovisi i tipu konferencije, ukoliko će ju pohoditi geekovi tada budite spremni na pojačano korištenje same mreže. Loše WiFi iskustvo nije nešto što želite priuštiti svojim uzvanicima.

Ukratko...

Vaš prvi korak u organizaciji uspješne konferencije je osiguravanje dobrog datuma, lokacije, dvorane, rasporeda u dvorani, cateringa, WiFi pristupa. Organizacije konferencije nije jednostavan posao, no prvi put je najteže..kasnije uvijek ide lakše.